【外資系流】「人を動かし、感動させる」誰でもできるパワポ・プレゼン資料の作り方

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【外資系流】「人を動かし、感動させる」誰でもできるパワポ・プレゼン資料の作り方

こんにちは、17卒社会人の外資系営業マン3年目のたーとむ(@tartom7997)です。

最近、部署異動あって、新しい仲間たちに「プレゼンがわかりやすい」と評判を頂いております。

「どうしてそんなにプレゼンが上手なんですか?」と最近、後輩からも聞かれることもあり、実際に教えることもありました。

なので今回は、外資系流のプレゼン資料・パワポ資料の作り方を皆さんに共有したいと思います。

良いプレゼンをするためには、良いプレゼン資料の作る必要がありますので、最高の資料を一緒に作りましょう。

本記事はこのような方におすすめです。

  • 資料を作っている途中に、「このスライドに何を入れればいいんだっけ?」と悩みがち
  • 色々なデータや文字を入れたくなって、スライドに情報が溢れてしまう
  • スライドの順番や内容に悩んで、完成までにスライドを行ったり来たりしてしまい、完成しない
  • スライドをわかりやすく伝えるために、文字やデータをどこに置くのが最適かわからない。
  • 個別のスライドでA案とB案があって、どっちにしようか悩みがち

一つでも当てはまったら、一緒にプレゼン・パワポ資料の作り方を復習してみましょう。

 

売れる営業マンになるための、営業の基本から応用スキルまで学習したい方向けのロードマップを公開しました。

当記事では、多くの人が経験する営業という仕事のスキルや姿勢について、基礎から応用までまとめました。

  • 営業ロードマップ入門編:営業とは何か?
  • 営業ロードマップ初級編:営業の売れない時期を乗り越える。
  • 営業ロードマップ中級編:顧客を成功に導く。
  • 営業のロードマップ上級編:顧客をコントロールする。

私が外資系のメーカーで学んだ営業を、限りなく網羅的にまとめました。

一流の営業マンを目指す方はもちろん、これから営業職に転職する・就職する人や、若手の新卒営業マンの人は是非ご覧ください。

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プレゼン・パワポ資料の作り方は「企画書作り」から始めよ。

プレゼン・パワポの資料を作るときに、皆さんは何から始めますか?

「パワポを起動する」、これは一番良くないですね。

なぜか?

まずパワポを起動して、スライドを作り始める行為は、「目的地を決めずに航海する」ようなもので、必ず迷子になるからです。

もしかしたら、いつかは目的地にたどり着くかもしれません。

しかし、それでは時間もかかるし、最悪、違う目的地に着いてしまい、まったく相手に刺さらないプレゼン資料ができることもあるでしょう。

そのために、私が推奨しているのが、外資系企業で学んだ「企画書作り」です。

パワポを開く前にエクセル(or ワード)を開こう。

企画書作りのためには、私はエクセル(ワードでもそのOK)を開くことを推奨しています。

エクセルで企画書のテンプレートを作っていますが、イメージは下記の表のとおりです。

*企画書の例(エクセルで各項目を作成)

目的
プレゼン対象
所要時間
相手の期待・反応
目的を達成するために必要な情報
プレゼンの流れ
目的を達成するために各スライドで伝えるべきこと

上記のような、エクセル表を作りましょう。(適宜、競合情報や自社の強みや弱みなどを入れて、プレゼンをより競合を意識したものにすることも、応用で可能です。)

私は毎回プレゼン・パワポ資料を作る前に、これらをまとめ上げます。

このエクセルの企画書こそが、皆さんのパワポ作りの際に、目的地を明記する旅のしおりなのです。

共感を生むパワポ・プレゼン資料作成への企画書の使い方

さて、実際に企画書の使い方を一緒に見ていきましょう。

わかりやすいプレゼン・共感を生むパワポ資料を作るためには、プレゼンの「目的」を決めることが超大事です。

今回は例として、下記の設定を作ります。

「あなたは商社マンとして、ブランド品の高級りんごをスーパーに大量販売したいとします。当然、りんごなんてものは、世の中に溢れていますので、しっかりプレゼンしないと売れません。」

こういうときこそ、企画書を作りながら、作戦を練りましょう。

目的高級りんごを大量購入してもらう。
プレゼン対象大手スーパーの役員
所要時間30分(質疑応答含む)
相手の期待・反応りんごは別に珍しくもないし、よっぽどいいりんごじゃないと買わない。忙しいんだから、出来るだけつまらないプレゼンは聞きたくない。
目的を達成するために必要な情報なぜ、この高級りんごを買うべきなのか?を説得できる情報。そのために、普通のりんごといかに違うのか?という観点や、市場のニーズは存在するのか?という情報が必要。
プレゼンの流れ1.市場のニーズ、2.高級りんごがどのようにニーズを満たすのか?、3.なぜ競合ではなく、この高級りんごではないとだめなのか?、4.プレゼン相手と協業販売する理由・メリットの提案
目的を達成するために各スライドで伝えるべきことスライド1.は〇〇を伝えたいので、〇〇を入れるべき。スライド2.は~…(以下略)

この事例でプレゼンを設定するなら、このような感じで書いていきます。

書き方は、まずいちばん大事な目的を書きましょう。

目的を明記することによって、プレゼンが首尾一貫して、主張がブレず、わかりやすい構成に作り上げることが可能です。(どのスライドでも目的を意識します。)

そして、目的が設定できたら、客観的な情報として、所要時間・プレゼン対象者・対象者の期待感などを書きます。

所要時間は、1スライド1分とすれば、質疑応答を含めて、所定の枚数を作るのに目安にします。

また、プレゼンの対象者がだれかも、明確に書きます。

プレゼン対象者がだれか?という点を握っておかないと、どのような人に向けてプレゼン資料を作ればいいか、メッセージがぶれてしまうので、ここも必須ですね。

そして、目的を達成するために、プレゼンにどんな情報を入れるべきなのか?を考えましょう。

その情報は、目的達成のために、相手を動かしたり、共感を誘ったり、反論を克服したり、プレゼンで成功するために、絶対に定義する必要があります。

そして、その情報を届けるために、どのような流れ・構成にするか考えましょう。

そして、その流れを構築する際に、各スライドで、何を伝えるべきか?次のスライドに向けて何を情報として乗せるべきか?を考えて下さい。

これらはすべて、最初に設定した目的達成のためのスライドになることをお忘れなく!

企画書で、実際に乗せるべき内容や文字情報や画像なども用意した上で、やっとパワポを起動するのです。

このように、外資系流の綿密が企画書づくりをすることは、意識すれば誰でも出来ますよね。

この企画書作りによって、あなたのプレゼンをわかりやすく、そして人を動かす共感を生むための目的達成のための資料になるのです。

理解(=わかりやすさ)と共感を生むプレゼン・パワポ資料とは

ちなみに、わかりやすいだけのプレゼンは価値がありません。

なぜでしょうか?

プレゼンは、商品を買ってもらうなど、相手に行動を促すものです。

ただわかりやすいだけでは、相手に情報として伝わっても、共感は生みませんよね。

「共感(=相手が行動をする)」は、相手が「理解(わかりやすさ)」した先にあります。

車が便利なのは理解してても、若年層が買わない(=共感していない)のと同じです。

共感を生み出すには、相手側のニーズを明らかにしてあげることから始まります。

相手自身に、自分はこの車が欲しかったんだ、と思わせるような情報・メリット・価値を提示する、こんなことが必要なわけです。

「わかりやすい+共感できる」プレゼンを、企画書で相手のニーズを明確にイメージすることで、目指してみて下さい。

プレゼン・パワポ作りは前準備が9割

企画書を前段階で作ることで、プレゼンの質が格段に上がりますよ。

エクセルで作るとしたら、下記のような表で埋めていくのがおすすめです。

この作業をすることで、プレゼン内容やプレゼンの流れがすべて頭の中にインプットされるという効果もあります。

「次のスライドに何が来るんだっけ・・・?」、プレゼン中におどおどしちゃったなんてケースはありませんか?

この企画書を書けば、自分で構成を考えていますので、流れや各スライドで言いたいことに無駄がありません。

無駄がないということによって、自分が語りたい内容がスムーズにプレゼン本番でも出てくるんですよね。

パワポ・プレゼンの資料作りは、準備で実は9割ほど、完成度やわかりやすさ、共感の生みやすさが決まってしまうと私は思います。

適当に並べたスライドではない、自分の意志がこもった珠玉のスライドで、あなたの目的を達成させていきましょう。

そのための前準備、企画書作りの大切さを忘れないでくださいね。

最適なスライド内の文字・画像配置とその学び方

ここからは、余談になりますが、実際にスライドを作る段階になると、スライドごとに情報の並べ方に悩む人もいますよね。

基本的には、会社のテンプレートや社内できれいなプレゼンのフォーマットがあればそれを真似すればOKです。

ただ、そういったものが中々見つからない人には、下記のようなルールでスライドを作ることをおすすめします。

  • 1スライド、1メッセージ
  • 情報の伝え方は左上から左下、右上に行って右下の順番(人間の目線に合わせる)
  • 伝えたい1メッセージに対して、説明ポイントを3つに絞る。(アイコン・画像を上手く並べる。)

ただ、「もう少し丁寧に説明をしている本がないかな?」という方には、「一生使える見やすい資料のデザイン入門」がおすすめです。

本の紹介も引用してみましたので、一から学びたい人は買って読んでみて下さい。

パワポの基礎を学ぶことは長いビジネスマン人生でかなり費用対効果の高い投資になりますから。

内容紹介

【ビジネスパーソンに支持されて3万部突破! おかげさまでロングセラー! 】

WEBで大人気の資料デザイン入門がついに書籍化!
仕事で即役立つデザインのコツ満載!

「とにかくわかりやすい!」と評判! 累計閲覧数380万超えの人気スライド「見やすいプレゼン資料の作り方」の作者が送る、実務ですぐに役立つ資料デザインの入門書です。

●見やすい資料の10箇条
1 「1スライド=1メッセージ」になっている
2 フォントの特性を利用している
3 色を使うルールを決めている
4 色の特性を利用している
5 脱・箇条書き
6 装飾がシンプルで無駄な要素がない
7 情報が凝縮されている
8 情報のグループ化を行っている
9 テキストや図が整列されている
10 情報と情報の間には余白をとっている

「見やすさ」を意識し、文字や図表、色の使い方、レイアウトにほんの少し気を配るだけで、資料の仕上がりはぐっと見違えてきます。
本書では、Webのスライド共有サービス「SlideShare」の人気スライド「見やすいプレゼン資料の作り方」をベースに、「これさえ覚えておけばOK! 」という、実務で役立つ最低限のデザインのポイントに絞って解説。ビフォー→アフターの大きな作例を見ながら、誰でも簡単に見やすい資料作りのコツを習得できます。

作例はビジネスでの使用頻度が高いパワーポイントのスライド資料を使用。直感的にポイントを理解できる構成なので、デザインを学んだことのない人、センスに自信のない人でも、すぐに習得できます。

ごく当たり前だけどわかりやすさを左右する「書体」「行間」「色」などの基本から、「図形」や「グラフ」などのちょっとした見せ方のコツまで、「これをやれば、人に伝わりやすくなる! 」というポイントを簡潔にまとめています。

巻末には印象のよいタイトルデザインやA4一枚の資料、ポスター、POPなど、さまざまな資料のよくあるシーン別資料集も掲載。

本書を読み終える頃には、あなたの資料も「見やすい資料の10箇条」に当てはまる資料に変わっていることでしょう。

著者について

東京農工大学大学院情報工学専攻在学中に「研究発表プレゼンがわかりにくい」と感じたことから、教育工学で学んだ知識と独学の資料作成ノウハウをまとめ、勉強会を発足。それをまとめたものをWebのスライド共有サービス「SlideShare」に掲載したところ、1ヶ月で累計閲覧数30万回を突破。その後も閲覧数が増え続け、現在では累計220万回を超える人気コンテンツに(2015年12月現在)。高校の授業から大企業の研修まで幅広く利用されている。在学中からスマートキャンプ株式会社の運営する法人向け資料作成代行サービス「SKET」に携わっており、大学院修了後、同社に入社。事業責任者兼ディレクターとして100社以上の資料作成を監修している。

 

売れる営業マンになるための、営業の基本から応用スキルまで学習したい方向けのロードマップを公開しました。

当記事では、多くの人が経験する営業という仕事のスキルや姿勢について、基礎から応用までまとめました。

  • 営業ロードマップ入門編:営業とは何か?
  • 営業ロードマップ初級編:営業の売れない時期を乗り越える。
  • 営業ロードマップ中級編:顧客を成功に導く。
  • 営業のロードマップ上級編:顧客をコントロールする。

私が外資系のメーカーで学んだ営業を、限りなく網羅的にまとめました。

一流の営業マンを目指す方はもちろん、これから営業職に転職する・就職する人や、若手の新卒営業マンの人は是非ご覧ください。

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